ISO 19011:2002 Руководство по аудиту системы менеджмента качества и/или системы менеджмента окружающей среды

1. Общие положения

Внутренний аудит является систематическим, независимым и документированным процессом  с целью получения свидетельств аудита (записи, изложения фактов или другая информация которые могут быть проверенны) и их объективная оценка для установления степени выполнения согласованных критериев аудита (совокупность политик, процедур или требований).

2. Управление программой внутреннего аудита

Разработка программы внутреннего аудита, как и любая другая экономическая деятельность, предпологает небольшой промежуток времени — месяц, неделя, день, установив подробно меры, используемые средства и ресурсы, сроки и обязанности подлежащии реализации Годового плана по внутреннему аудиту. Программа аудита может включать один аудит или более, для того чтобы управлять в единой концепции ресурсами аудита, для ясного понимания достигнутых показателей и представить истинную картину возможностей, имеющихся у каждой проверяемой организации.

Определение состава группы по аудиту всегда соблюдает принцип баланса между сложностью целей работы, доступным времени, и обеспечением полного соответствия между специализацией каждого члена группы по аудиту и целями, которые будут подвергнуты аудиту.

Пользой от вызова эксперта со стороны, является объективность результатов и сокращение ресурсов, задействованных в проведении аудита.

3. Организация внутреннего аудита

Организация внутреннего аудита требует прямого сочетания человеческих ресурсов и, косвенно, материальных ресурсов, информационных и финансовых, на уровне организационных структур и рабочих мест, для достижения поставленных целей, в прекрасных условиях.

4. Внутренний аудит: Функция контроля и оценки

Функция контроля и оценки может быть определена как совокупность внутренних процессов аудита, которые оцениваются и сравниваются с целями и стандартами, установленными изначально, для устранения недостатков и положительной интеграции целей.

Эта функция отвечает на вопрос: каковы результаты выполненной работы?

Контроль деятельности необходим из-за сложности задач внутреннего аудита, требований по борьбе с расточительством, любой формы недисциплинированности, из-за роли контроля в формировании положительного отношения к выполнению функциональных полномочий, в укреплении духа инициативы и профессиональной ответственности.

Мониторинг и оценка внутреннего аудита управления являются не только «обратной связю» „feed-back” для системы (ориентация на прошлое), но „feed-forward”,, в целях предотвращения нарушений и правильной ориентации компании, в соответствии с разработаными задачами в процессе планирования-программирования.

Считаем, что для достижения большей эффективности, контроль и оценка должны быть непрерывными, не ограничиваясь периодами закрытия планов или программ внутреннего аудита.

Для уверенности в том, что цели аудита достигнуты в условиях качества должны быть спланированы и осуществлены мероприятия по руководству, надзору и инспекции деятельности групп по аудиту в течении всего процесса.

В современном внутреннем аудите, констатированая оценка и контроль должны будут исчезнуть, будучи заменены оценкой анализа причинно-следственных связей, с активным контролем, воплощающий решения и действия, эффективного и своевременного управления.

Во внутреннем аудите очень трудно измерить количественно в цифрах все достигнутые результаты и доказать что это выгодно, так как есть положение, за пределами которого существует риск быть воспринятым в качестве внешнего зрителя основных проблем.

Обязанность выразить в цифрах результаты внутреннего аудита иногда опасна «… потому чтоаудитор вынужден, выявлять и преследовать несоответствия и брак, в то время как его роль должна быть в первую очередь превентивной«.

Решение заключается в разумном подходе к измеримым результатам, которые могут быть отражены (восстановленные убытки, предотвращенные потери, полученный доход), и без преувеличения результатов любой ценой, потому что полученные результаты очень важны, но не могут быть выражены в цифрах (соответствующие рекомендации, актуализация существующих рисков организации, подчеркнуть выявленные возможности).

В последнее время, в области внутреннего аудита все чаще говорится о добавленной стоимости, созданной внутренним аудитом. Это бесспорная реальность, что при оценке управления и внутреннего контроля, на основе анализа рисков, внутренний аудит повышает эффективность процесса управления, внося свой вклад в повышение производительности.

Для внутреннего и внешнего оценивания, используются разные измерительные инструменты, из которых наиболее важными и часто используемыми являются показатели деятельности и качества, бенчмаркинг и опрос общественного мнения.

Бенчмаркинг «является применением качественных и количественных критериев для того чтоб занять соответствующее место среди членов одной профессии, из той же отрасли.»

Опрос общественного мнения является процедурой, которая направлена​​, на получение позиции бенефициаров внутреннего аудита по отношению к качеству выполнения функции внутреннего аудита. Важно, предоставить руководителю аудируемой организации, удобный инструмент для оценки деятельности группы по внутреннему аудиту. Таким инструментом может быть «Отчет по внутреннему аудиту.»

5. Методы проведения внутреннего аудита

5. Методы проведения внутреннего аудита

Внутренний аудит может проводиться двумя способами:

Самооценка предпологает самостоятельное проведение внутреннего аудита компанией, которая оценивает эффективность своей деятельности, сильные и слабые стороны, резервы и предложения по ее улучшению. Не является показательной из-за массового присудствия субъективных факторов в процессе оценивания.

Проверка качества проведенного аудита внешними аудиторами предполагает воспользоваться услугами внешних аудиторов, для проведения оценки внутреннего аудита в организации. Используя этот метод, создаются условия для повышения эффективности внутреннего аудита за счет использования и экстраполяции накопленного положительного опыта внутренних аудиторов, проверяя внутренний аудит других организаций.

Peer-review предпологает  проверку внутреннего аудита группой по внутреннему аудиту. Таким образом, начальника одной из структур внутреннего аудита организации назначают аудитором системы управления другой организации, в обмен на вознаграждение. Все это похоже, на обмен опытом, и стремление узнать и обобщить положительный опыт, накопленный при проведении внутреннего аудита в этих двух компаниях. Рекомендуется для компаний в рамках холдинга или из аналогичных областей.

Участие квалифицированных команд извне организации является последним достижением в этой области и требует оценки внутреннего аудита квалифицированными командами извне организации. Такие команды создаются в профессиональных организациях, отраслевых организациях и т.д.

6. Показатели внутреннего аудита

Показатели являются самым важным инструментом для оценки эффективности системы внутреннего аудита, а именно:

• Степень реализации годового плана аудита – рассчитывается как соотношение между количеством выполненых и запланированных действий. Данный показатель может быть подробно изложен путем измерения в соотношении с запланированными действиями, текущими действиями, отложенными действиями или нерешенными действиями, а также в соотношении с выполненными и непредвиденными действиями;
• Средняя продолжительность выполнения действий аудита — рассчитывается как соотношение между количеством дней необходимых для проведения аудита и количеством действий аудита;
• Соотношение времени необходимого для проведения аудита и общего доступного времени– рассчитывается как соотношение между количеством дней аудита и количеством эффективно отработанных дней. Данный показатель является важным, потому что его отслеживание позволяет идентифицировать эволюцию времени необходимого для проведения аудита в сравнении с общим доступным рабочим временем;
• Доля отведенного времени для профессиональной подготовки — рассчитывается как соотношение между количеством дней отведенных для профессиональной подготовки и количеством отработанных дней. Измеряет эволюцию времени отведенного для профессиональной подготовки каждого аудитора;
• Среднее количество страниц отчетов по аудиту – рассчитывается как соотношение между общим количеством страниц отчетов по аудиту и количеством отчетов в целом. Позволяет измерить эволюцию среднего количества страниц отчетов по аудиту, от действия к действию. Очень опасно определение того что означает «соответствующая эволюция» или «оптимальная эволюция». Но ясно одно, что отчет по аудиту должен содержать ни больше, ни меньше страниц, чем это необходимо для обеспечения ясного и однозначного выражения аудитируемых целей. Существует концепция, по нашему мнению непродуктивная и неэфективная, согласно которой  отчет по аудиту должен содержать минимальное количество страниц.
• Степень одобренных рекомендаций — рассчитывается как соотношение между количеством неодобренных рекомендаций и общим количеством сформулированных рекомендаций. Выражает степень оценки рекомендаций сформулированных представителями аудитируемой организации;
• Степень внедрения рекомендаций — рассчитывается как соотношение между количеством всецело внедренных рекомендаций и количеством одобренных рекомендаций. Предоставляет видение не только качества процесса по внедрению рекомендаций, но и уместности отслеживания наличия рекомендаций, которые, несмотря на то, что были одобрены, невозможно реализовать, поскольку процесс не зависит исключительно от аудитируемой организации. По нашему мнению, слудует избегать формулеровки такого рода рекомендаций;
• Степень заполнения документации по аудиту — рассчитывается как соотношение между количеством незаполненных документов по аудиту и количеством действий аудита. Данный показатель описывает качество выполнения этапа завершения аудита;
• Предотвращенные потери – рассчитывается как соотношение между значением предотвращенных потерь и значением существующих потерь. Выражает эволюцию качества предупреждающих действий проведенных  внутренним аудитом;
• Соотношение существующих потерь в общем числе предпологаемых потерь — рассчитывается как соотношение между суммой существующих потерь, определенной в результате проведения внутреннего аудита и общей суммой предпологаемых потерь. Выражает точность расчетов и выводов внутреннего аудита, а также качество сформулированных рекомендаций и процесса их внедрения;
• Степень внедрения рекомендаций в процессе проведения аудита — рассчитывается как соотношение между количеством внедренных рекомендаций во время проведения действий аудита и общее количество одобренных рекомендаций;
• Степень возмещения потерь в процессе проведения аудита — рассчитывается как соотношение между суммой существующих потерь возмещенных в процессе проведения аудита и общей  суммой предпологаемых потерь выявленных в процессе внутреннего аудита;
• Относительная эффективность внутреннего аудита — рассчитывается как соотношение между общей суммой существующих потерь плюс сумма предотвращенных потерь и общей суммой затрат на проведение внутреннего аудита. Выражает экономическую „рентабельность” внутреннего аудита, и соответственно степень покрытия расходов. Эффективность является „относительной” поскольку не  включает в себя другие важные аспекты качества внутреннего аудита (соответствующие рекомендации, влияние консультирования, актуализация географии рисков, анализ рисков и т.д.).

7. Роли внутреннего аудита

Роль наблюдения внутреннего аудита является фундаментальной и самой важной. Внутренний аудит в состоянии обрисовать реальное положение организации, для правильного установления необходимых изменений. Эта роль не ограничивается простым действием по надзору, а предполагает анализ явлений, процессов, операций, действий, с критической позиции, а также количественную оценку и интерпретацию их эффективности с точки зрения правовых норм или существующих стандартов.

Быть эффективным наблюдателем является первой и самой важной задачей внутреннего аудита со своей позиции фактора перемен.

Роль диагностики является наиболее обременительной и требовательной из всех ролей внутреннего аудита. В этой роли, внутренний аудит анализирует существующие наблюдения, таким образом, чтоб можно было сделать выводы о необходимости внедрения изменений. Для выполнения этой роли внутренний аудит использует методы, техники и конкретные инструменты, а также опыт и коммуникативные навыки внутренних аудиторов, с целью разработки решений и предложений, которые направлены на проведение организационных изменений, не поддаваясь ни желаниям менеджеров, ни сотрудников.

Консультативная роль представляет собой выполнение действий внутреннего аудита, предназначенных для создания дополнительной стоимости и улучшения управления организацией, рисками и внутренним контролем, без взятия на себя, внутренним аудитором, управленческих обязанностей.

Роль страхования внутреннего аудита дает руководству организации уверенность в необходимости реализации некоторых изменений. Внутренний аудит предоставляет выводы относительно правильного определения потребности в изменении, приоритетов в этой области, качества разработки и реализации изменений, и, в частности, уровень эффективности который должен быть достигнут, который был достигнут или будет достигнут.

Роль стимулирования наименее понятная роль внутреннего аудита. Данная роль может стать операционной только если предыдущие четыре роли были выполнены, по крайней мере, на удовлетворительном уровне. В противоположном случае, внутренний аудит может превратиться в подлинный инструмент по  сопротивлению к изменениям, таким образом, не давая организации эффективно работать.

8. Обязанности в процессе проведения внутреннего аудита

Директор/Руководство аудитируемой организации	1. Представляет главных консультантов и ответственных. 2. Предоставляет информацию по конкретным видам деятельности в период подлежащий аудиту 3. Готовит предложения по целям, мероприятиям и операциям, подлежащим аудиту в первую очередь. 4. Выражает согласие с датой проведения Вводного совещания.
Руководитель группы аудита	5. Представляет состав группы по аудиту. 6. Представляет главные цели аудита; 7. Информирует о необходимости проведения действий по прохождению процедуры по сбору и обработке информаций; 8. Запрашивает у Директора/руководства аудитируемой организации, а также, у всех присутствующих сотрудников информацию о приоритетных целях аудита; 9. Совместно с руководством аудитируемой организацией, оценивает если предложенная дата для проведения „Вводного совещания”, может быть соблюдена, и в случае необходимости определяет другую дата; 10. Определяет документацию, необходимую для информирования аудиторов; 11. Определяет рабочие места для аудиторов;
Группа по аудиту	12. Участвуют в проведении «Вводного совещания»

 

9. В заключение можно сказать, что:

• Эффективность внутреннего аудита является результатом совместных действий по организации группы аудита и степени ее интеграции в организации, в сочетании с качеством человеческого фактора и его эффективным управлением;
• Эффективность операционного аудита может быть выражена как в цифрах (восстановленные убытки, предотвращенные потери, полученный доход), так и другими не менее важными результатами: соответствующие рекомендации, актуализация рисков организации, выделение выявленных возможностей, и улучшение внутреннего контроля;
• Структура аудита, в своей совокупности, генерирует эффективность по мере привлечения новых элементов надлежащей практики, формулирует и способствует продвижению предложений по улучшению организационной среды, которые одобрены и внедрены;
• Внутренний аудит является известным инструментом по изменению менталитета руководства и персонала организации.