FAQ Imprimare

Cat de greu se proiecteaza un sistem de management al calitatii?

Raspunsul la aceasta intrebare nu e simplu. Depinde de specificul organizatiei, de resursele care sunt pregatite pentru acest proiect. Ca timp, daca vorbim ca resursa de timp alocata, poate sa fie pentru organizatii mici incepand de la 3-4 luni, pentru organizatii mari poate sa depaseasca un an. Ca resurse financiare, la fel, in functie de specifiul organizatiei. Pentru organizatii mici costurile pot sa insemne cateva mii de euro, inclusiv certificarea, pentru organizatii mari zeci de mii de euro, depinde de numarul de filiale si domeniul de activitate.

De ce ar fi necesar pentru o firma standardul ISO 9001?

Standardul ISO 9001 este un standard voluntar, insa cerinta de a avea implementat un sistem de management al calitatii in conformitate cu ISO 9001 este dictata in primul de piata, de concurenta, de pozitia care vrei sa o ai pe o piata, de cunoasterea de care vrei sa se bucure organizatia ta. Sunt avantaje interne, avantaje externe.In primul rand sa spunem cele externe sunt cele date de increderea pe care o au partenerii tai, clientii. Interne sunt legate de organizare, de eficientizarea unor fluxuri informationale, de constientizare a conducerii si personalului a activitatiilor curente pe care le indeplinesc, de reducerea unor costuri. In principal cam astea ar fi avantajele. Insa sunt si dezavantaje.

Care ar fi acestea (dezavantaje)?

Dezavantajele sunt in primul rand legate de investitia propriu-zisa, de resursele necesare, sunt resurse financiare care trebuie bugetate, sunt resurse umane care trebuie alocate acestui proiect. Un alt dezavantaj important este, intre ghilimele, "birocratia" care se creeaza in firma, pentru ca un sistem de management al calitatii se bazeaza pe un sistem, pe un set de dovezi care trebuie monitorizate. Si crearea acestor dovezi poate sa induca niste frane in cursul normal al nistor procese, dar fara aceste dovezi organizatia cred ca nici nu ar putea sa mearga inainte. Deci ISO 9001 creeaza o infrastructura pe care se poate imbunatati un sistem de management, nu este un standard de excelenta, este pur si simplu un standard de infrastructura de la care se poate merge pentru a imbunatati procesele, pentru a fi mai competitiv, pentru a oferi mai multa incredere clientilor, caci pana la urma un astfel de certificat ofera: incredere.

Considerati ca firmele din Moldova sunt constiente de necesitatea unui astfel de standard?

Sunt din ce in ce mai constiente,  foarte multi stiu de ce este vorba, mai mult sau mai putin.au auzit, stiu ca este un standard care ar fi bine sa il aiba, in detaliu nu cunosc decat sa zicem specialistii si cei care au trecut prin procesul acesta de implementare a unui sistem de management al calitatii. Raspunsul este ca standardul este din ce in ce mai cunoscut. Acest fapt este cert si este cerut de parteneri si obligatoriu trebuie sa fii interesat si sa stii despre ce este vorba.

Care sunt calitatile unui manager care se va ocupa de implementarea unui astfel de proiect?

Care sunt calitatile unui manager, unui director al calitatii sau al unui responsabil cu sistemul de management al calitatii... el trebuie sa fie o persoana, in primul rand, ca formare trebuie sa aiba cunostinte de management. Poate fi inginer sau economist, insa daca el nu are o formare cu niste studii sa zicem postuniversitare in management ar fi destul de greu ca sa inteleaga sistemul, cum functioneaza, pentru ca poate sa functioneze prost. Dar daca vrei sa mearga bine, o formare in management este foarte utila pentru ca intr-un sistem de management al calitatii, se vorbeste mult de obiective, de strategii, de monitorizare de proces si lucrurile astea este greu sa le intelegi daca nu ai la baza o formare, niste cursuri de management. Poate sa fie un curs sau un master, dar cred ca aste este un lucru foarte important. si in general completeaza cu o instruire in domeniul managementului calitatii, auditului.

Ce rol ar avea auditorul?

Rolul auditorului extern este sa evalueze stadiul la care se afla organizatia in raport cu acest standard, daca sunt respectate si sunt intelese cerintele standardului sau a standardelor, pentru ca, pe langa ISO 9001, sint standarde specifice pe anumite tipuri de industrii. In anumite industrii sunt importante reglementarile. Auditorii atunci cand fac o certificare a unei organizatii au in vedere ca elementele, procesele firmei sa fie documentate in conformitate cu cerintele ISO 9001, sa fie intelese personal de cei care aplica si sa poate demonstra ca ele sunt respectate. De obicei demonstrezi cu niste inregistrari care se fac, pe hartie, in format electronic, s.a.m.d. Si auditorii cam asta urmaresc prin observare, prin interviuri: modul de documentare, daca se respecta, si daca sunt dovezi suficiente ca lucrurile sunt intelese.

Ce este HACCP?

Sistemul HACCP este costisitor şi complicat. Noi în concordanţa cu marimea firmei cream propriul sistem de HACCP! Daca afacerea Dumneavoastra este o cofetarie mica, sau o brutărie nu necesită consultanţă şi documentaţie sofisticată faţă de o intreprindere de produse alimentare.


Ce este HACCP Sistem de Management al Siguranţei Alimentului (o abordare sistematică şi profesională):


  • Identificarea contaminanţilor potenţiali (“pericole potenţiale”);
  • Evaluarea semnificaţiei pericolelor (“analiza”);
  • Determinarea Punctelor Critice de Control (CCP);
  • Determinarea măsurilor adecvate de control;
  • Stabilirea standardelor şi a limitelor critice pentru fiecare CCP;
  • Monitorizarea procesului de producţie;
  • Determinarea acţiunilor corective adecvate;
  • Stabilirea documentelor şi înregistrărilor adecvate;
  • Stabilirea procedurilor de verificare a eficacităţii sistemului HACCP;

 

Care sunt avantajele sistemului HACCP pentru o societatea comercială:


  • Este un sistem de management al siguranţei alimentului;
  • Poate demonstra, faţă de clienţi şi inspectori, că toate pericolele potenţiale sunt sub control;
  • Este propria sa responsabilitate:
    • de a face analiză HACCP;
    • de a evalua propriile pericole;
    • de a determina şi asigura propriile măsuri de control.
  • HACCP îi pune în alertă şi pe furnizori
    • achiziţionarea pe bază de specificaţii si controlul contaminanţilor;
    • HACCP te poate transforma într-un furnizor preferat;
    • încrederea meritată din partea clienţilor se câştigă datorită existenţei unor specificaţii constante ale produsului final şi a instrucţiunilor de folosire.

Cum alegem un organism de certificare ISO?

La fel ca in oricare alt domeniu de activitatea si in domeniul consultantei si certificarii ISO exista un numar foarte mare de companii care incearca sa castige cat mult teren pe piata, prin diferite procedee.


Este importanta nu doar alegerea unei firme de consultanta in implementare ISO, ci si alegerea unui organism de certificare ISO, fiind o parte esentiala a procesului de certificare ISO.


Top Consulting ofera clientilor sai asistenta in alegerea organismului de certificare, avind grija ca acesta sa corespunda tuturor cerintelor legale, internationale, dar si nevoilor clientului. Decizia finala in alegerea companiei de certificare ii apartine clientului, de aceea pe linga recomandarile firmei de consultanta este bine sa mai tineti cont de urmatoarele sfaturi in ceea ce priveste alegerea organismului de certificare ISO:


  • In primul rand trebuie sa stie daca organismul de certificare este acreditat de catre o asociatie/organizatie de acreditare competenta. Daca o companie care nu este acreditata va ofera certificatul ISO acesta nu are valabilitate si  prin urmare participarea la licitatii de expemplu nu este posibila.Orice organism de certificare poate emite un Certificat ISO, dar numai cele emise de organismele acreditate sunt recunoscute, deci sunt valabile. La alegerea organismului de certificare, trebuie sa se solicite de la acesta dovada acreditarii sale de catre un organism de acreditare recunoscut.
  • In al doilea rind organismul de certificare ales trebuie sa demonstreze ca este acreditat in domeniile solicitate de client pentru a se emite certificate valabile. Acreditarea înseamna ca un organism de certificare a fost în mod oficial recunoscut ca fiind competent sa desfasoare audituri de certificare în anumite domenii de activitate, de catre un organism de acreditare. Nu va lasati dusi in eroare de nume notorii.

Cum să alegeți o companie de consultanță?

Luînd decizia de a apela la ajutor din exterior, compania beneficiara se pomenește într-o situaţie dificilă pentru sine - de a alege o companie de consultanță eficienta. Procesul de selecţie a consultantului este împărţit în două etape: la etapa întîi clientul apreciază structura companiei de consultanță, la cea de-a doua etapă – apreciază și alege consultantul din statele companiei de consultanta. Întrucît obiectele evaluărilor diferă foarte mult, se vor analiza cele mai importante criterii de evaluarea o unei companii de consultanță.


Costul, termenele de realizare a proiectului și volumul serviciilor prestate. Bineînțeles că costul serviciilor de consultanţă îngrijorează orice client nu în ultimul rînd. Iată de ce, este necesar de a se cunoaste toate condițiile ce țin de plată: este indicat pretul serviciului cu TVA sau fara, in ce mod vor fi achitate cheltuielile de drum si de cazare a consultantului (in cazul in care consultantul este venit de peste hotare).


În ce privește termenii de realizare a proiectului, e important de determinat care sunt termenii propuși de compania de consultanță.

 

Analizînd volumul serviciilor prestate, e important de a estima numărul de om/zile de lucru ale consultantului la acest proiect şi natura serviciilor oferite. Dacă primul indicator este mai mult sau mai puţin clar (cu cît mai multe  om/zile compania de consultanţă intenționează să foloseasca pe proiect, cu atât mai de succes acesta va fi), apoi evaluarea naturii serviciilor de consultanţă prestate, in lipsa unu specialist în domeniul in cadrul companiei, este aproape imposibil. Putem recomanda doar să nu recurgeti la serviciile prestate de consultanţi, care oferă organizaţiilor un set de documente gata făcut în conformitate cu Sistemul International de Management (SIM), sau care promit că vor elabora ei înşişi toată documentaţia SIM. Dat fiind faptul că, consultanții nu pot cunoaște specificul și procesele organiazației la fel de bine precum angajații acesteia, în ambele cazuri, valoarea documentaţiei privind sistemul de management şi, prin urmare, valoarea sistemului de management a clientului pot fi reduse la zero.

 

Experiența companiei de consultanță. Este recomandabil, să se cunoască experiența vastă a companiei de consultanță, experiența în domeniul consultanței privind standardele cerute și  experienţa de lucru cu organizaţiile de profil similar a companiei beneficiar.

 

Echipa de consultanți. Este logic să se estimeze numărul de angajaţi a companiei de consultanta şi numărul consultanţilor subcontractanti sau externi. Evaluarea vârstei medii a consultanților este lipsită de sens, deoarece in rezultat vor fi selectați consultanții care detin cunostinte specifice domeniului companiei beneficiare.

 

Proiectele curente. E necesar de a se familiariza cu lista proiectelor curente ale companiei de consultanță, de preferinţă cu indicarea etapei la care se află proiectul pentru fiecare dintre ele. Este important să se determine dacă compania de consultanta a avut un client de un profil similar companiei beneficiar, şi în caz că acesta poate fi regasit  - de a solicita recomandări. Însă nu este necesar de acordat prea multă încredere recomandărilor pozitive, deoarece este posibil ca compania de consultanta sa nu faca publica informatia privind comentariile negative ale clienților.

 

Proiecte finalizate. Ar fi bine de analizat informația referitoare la numărul companiilor-clienți, care după finalizarea procesului de implementare a SIM, au continuat colaborarea cu compania de consultanța.

 

Gama de servicii propuse. Gama largă de servicii pe care o companie de consultanță poate să o ofere clienţilor săi, atât în ​​procesul de implementare a SIM, cît și în dezvoltarea ulterioară a acesteia, relatează despre perfecționarea continuă a specialiștilor companiei de consultanță și despre munca sirguincioasa depusa în cadrul companiei beneficiar.

 

Evaluarea consultanților. Se propune de a efectuat evaluarea consultanților în baza următoarelor criterii: calitățile personale, studii, cunoștințe și competențe, experiența de muncă, dovezi de menținerea și creșterea competenței.

Cum o organizaţie poate evalua competenţa consultanților pentru fiecare dintre următoarele criteriile?

Calitățile personale. Mai jos sunt menționate un șir de calități, care trebuie să le posede un consultant: etică, spirit de observare, susceptibilitate, cunoștințe în diverse domenii, perseverenţă, consecvenţă, încredere în sine, abilități de comunicare, cunostinte practice, şi nivelul de responsabilitate. Este binevenit de a astabili o intrevedere/ interviu cu consultanții aleși pentru a evalua aceste calităţi.

Studii, este recomandabil detinerea studiilor superioare.

Cunoștințe și competențe, pe care trebuie să le posede și să le demonstreze un consultant.


Cunoștințe și competențe, specifice implementării SIM.


  1. Trebuie să vă asigurați că consultantul ales este instruit şi înţelege cerinţele standardelor de referinta. Experienţa de muncă acumulata în calitate de responsabil în elaborarea și implementarea SIM, de asemenea vorbeşte despre posesia de cunoştinţe şi competente corespunzatoare
  2. Cunoștințele și competențele specifice organizației. Consultantul, care cunoaște cerințele legislative și normative referitoare la activitatea organizatiei, proceselor și produselor sale, precum și cerințele consumatorilor, este mult mai preferabil.


Este recomandabil să se solicite informaţii despre experienţa anterioară de muncă  a consultantului şi să fie asociați cu specificul companiei Dstra. Consultantul cu experienţă sau cu un număr mare de proiecte de succes în domenii identice sau conexe va fi mai valoroas pentru organizație.


Experiența de muncă. Experiența de muncă a unui consultant poate include:


  • Experiență de muncă in activitatea practica;
  • Experiență în domeniul managementului;
  • Experiență în domeniul auditării SIM;
  • Experiență în implementarea SIM.


Este binevenită experienţa consultantului intr-un post de conducere in cadrul unei companii şi experienta in domeniul auditării SIM. Efectuarea seminarelor tematice ale Sistemelor Internationale de Management, de asemenea, vorbește despre competenţa consultantului.

Menținerea și dezvoltarea competenței. Ar trebui să se atragă o atenţie deosebită îmbunătățirii competențelor personale, și a modului in care acestea sunt dezvoltate.

Exprimăm speranţa că aceste criterii de evaluare a competenţei consultanţilor vor contribui la reducerea riscurilor companiei la un nivel minim în procesul de selectare şi utilizare a serviciilor de consultanță.

 

Clienţii noştri