ISO 19011:2011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii Imprimare

1. Generalitati


Auditul intern este un proces sistematic, independent şi documentat  în scopul obţinerii de  dovezi de audit (înregistrări, declaraţii despre fapte sau alte informaţii care sunt relevante şi verificabile) şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura  în care sunt îndeplinite criteriile de audit (ansamblu de  politici, proceduri sau cerinţe).

 

2. Programarea auditului intern


Programarea in domeniul auditului intern, ca in orice domeniu economic de activitate, are un spatiu redus de timp - luna, saptamana, zi, stabilind foarte detaliat actiunile ce urmeaza a fi intreprinse, mijloacele si resursele utilizate, termenele si responsabilitatile pentru realizarea Planului anual de audit intern. Programarea are drept rezultat elaborarea unuia sau mai multor programe in scopul gestionarii intr-o conceptie unitara a resurselor de audit disponibile, realizarea unei imagini clare asupra indicatorilor de performanta infaptuiti, precum si pentru prezentarea unei imagini reale asupra capabilitatilor de care dispune fiecare structura auditata.


Stabilirea componentei echipelor de audit respecta intotdeauna principiul echilibrului intre complexitatea obiectivelor si timpul de lucru avut la dispozitie, precum si pe cel al asigurarii unei corespondente perfecte intre specializarea fiecarui membru al echipei si obiectivele pe care urma sa le auditeze.


Beneficiul apelarii catre un expert din exteriorul companiei permite obiectivitatea rezultatelor si micsorarea resurselor implicate in desfasurarea auditului.


3. Organizarea auditului intern


Functia de organizare a auditului intern presupune combinarea nemijlocita a resurselor umane si, in mod indirect, a resurselor materiale, informationale si financiare, la nivelul structurilor organizatorice si al locurilor de munca, in vederea realizarii, in cat mai bune conditii, a obiectivelor prevazute.

 

4. Audit intern: functia de Control evaluare


Functia de control - evaluare poate fi definita ca ansamblul proceselor prin care performantele auditului intern sunt masurate si comparate cu obiectivele si standardele stabilite initial, in vederea eliminarii deficientelor constatate si a integrarii obiectivelor pozitive.

Aceasta functie raspunde la intrebarea: cu ce rezultate s-a finalizat munca depusa?


Necesitatea activitatii de control rezulta din complexitatea sarcinilor auditului intern, din cerinta de combatere a risipei, a oricarei forme de indisciplina, din rolul pe care il are in formarea unei atitudini pozitive fata de indeplinirea atributiunilor functionale, in stimularea spiritului de initiativa si a raspunderii profesionale.


Controlul si evaluarea manageriala prin audit intern nu apare numai ca „feed-back” pentru sistem (orientare spre trecut), ci si ca „feed-forward”, in sensul de prevenire a neregulilor si de orientare corecta a companiei, conform sarcinilor proiectate in procesul de planificare-programare.


Consideram ca, pentru a avea o eficienta sporita, controlul si evaluarea trebuie sa aiba caracter de continuitate, nelimitandu-se la perioadele de incheiere a planurilor sau programelor de audit intern.


In vederea obtinerii asigurarii faptului ca obiectivele misiunii de audit sunt atinse in conditii de calitate, trebuie planificate si desfasurate activitati de indrumare, supraveghere si verificare asupra activitatii echipelor de audit aflate in misiune, pe tot parcursul derularii acesteia.


In auditul intern modern, controlul - evaluarea de tip constatativ va trebui sa dispara, fiind inlocuita cu o evaluare axata pe analiza relatiilor cauza - efect, cu un control activ, concretizat in decizii si actiuni manageriale eficace si oportune.


Este foarte dificil pentru auditul intern sa cuantifice in cifre toate rezultatele actiunilor sale si sa demonstreze ca este profitabil, pozitie in afara careia acesta risca sa fie perceput ca un simplu spectator din afara companiei fata de preocuparile majore ale acestora.


Apreciem ca obligativitatea exprimarii in cifre a rezultatelor auditului intern este uneori chiar periculoasa „…deoarece il determina pe auditor sa dea lovituri, sa practice in principal goana dupa neconformitati si rebut, in timp ce rolul sau trebuie sa fie in primul rand preventiv”.


Solutia rezida intr-o atitudine de echilibru in a exprima in cifre acele rezultate care pot fi astfel reflectate (pagubele recuperate, pierderile evitate, castigurile realizate), dar fara a se cauta senzationalul cu orice pret si acele rezultate care sunt foarte importante dar nu pot fi exprimate in cifre (pertinenta recomandarilor formulate, actualizarea riscurilor entitatii, evidentierea oportunitatilor identificate).


In domeniul auditului intern, in ultima vreme se vorbeste din ce in ce mai mult despre valoarea adaugata creata de catre auditul intern. Este o realitate incontestabila aceea ca, prin evaluarea sistemelor de conducere si control intern, pe baza analizei riscului, auditul intern adauga valoare procesului managerial contribuind la cresterea performantelor acestuia.


In evaluarile interne, cat si in cele externe se opereaza cu o serie de instrumente de masura, dintre care cele mai importante si des utilizate sunt indicatorii activitatii si ai calitatii, benchmarking-ul si sondajul de opinie.


Benchmarkingreprezinta utilizarea unor criterii calitative si cantitative pentru a te situa printre membrii aceleiasi profesii, ai aceleiasi ramuri”.


Sondajul de opinie reprezinta o procedura care urmareste sa obtina pozitia beneficiarilor auditului intern in raport cu calitatea exercitarii functiei de audit intern.


Este important sa se puna la indemana conducatorului entitatii auditate un instrument de evaluare a activitatii echipei de audit intern. Un astfel de instrument poate fi Raportul de audit intern.

 

5. Metode de desfasurare a auditului intern


Auditul intern poate fi desfasurat din 2 puncte de vedere:


Autoevaluarea reprezinta activitatea prin care auditul intern este desfasurat de companie care isi apreciaza eficienta activitatii desfasurate, punctele tari si punctele slabe, precum si rezervele si solutiile de imbunatatire a acesteia. Nu prezinta o mare relevanta din cauza prezentei masive a factorului subiectiv in realizarea evaluarii.


Auditarea auditului prin intermediul auditorilor externi presupune apelarea la serviciile unui cabinet de audit extern pentru a se realiza evaluarea sistemului de audit intern din cadrul organizatiei respective. Prin utilizarea acestei modalitati se creeaza conditiile propice cresterii eficientei auditului intern prin utilizarea si extrapolarea experientei pozitive dobandite de catre auditorii externi in realizarea auditarii auditului intern din alte organizatii.


Peer-review desemneaza auditul auditului intern realizat de catre auditorii interni. Astfel, se alege un sef al unei structuri de audit intern dintr-o companie si i se cere sa auditeze sistemul din cadrul unei alte companii, in schimbul unei contraprestatii. Seamana cu un fel de schimb de experienta prin care se cauta sa se cunoasca si sa se generalizeze experienta pozitiva dobandita in exercitarea auditului intern in cadrul celor doua companii. Se recomanda in cazul companiilor din cadrul unui holding sau din domenii asemanatoare.


Interventia unor echipe calificate din exteriorul organizatiei este ultima noutate in domeniu si presupune realizarea evaluarii auditului intern de catre echipe calificate in acest sens, din exteriorul organizatiei. Aceste echipe se constituie in cadrul organismelor profesionale, asociatii de ramura, etc.

 

6. Indicatorii auditului intern


Indicatorii reprezinta instrumentul cel mai important de evaluare a eficacitatii auditului intern, acestea fiind:


  • gradul de realizare a planului anual de audit - calculat ca raport intre numarul de misiuni efectuate si numarul de misiuni prevazute in plan. Indicatorul poate fi detaliat prin masurarea, in raport cu prevederile de plan, a numarului de misiuni in curs de desfasurare, a numarului de misiuni amanate sau a numarului misiunilor neefectuate, dar si a celor efectuate si neprevazute;
  • durata medie a misiunilor de audit - masurat ca raport intre numarul de zile de audit si numarul de misiuni;
  • ponderea timpului de audit in total timp disponibil - se calculeaza ca raport intre numarul de zile de audit si numarul de zile lucrate. Este un indicator important deoarece urmarirea lui permite identificarea evolutiei timpului destinat desfasurarii activitatilor de audit in comparatie cu timpul total de munca disponibil;
  • ponderea timpului alocat pregatirii profesionale - calculat ca numar de zile de pregatire profesionala raportat la numarul zilelor lucrate. Masoara evolutia timpului de pregatire profesionala alocat fiecarui auditor;
  • numarul mediu de pagini al rapoartelor de audit - se calculeaza ca raport intre numarul de pagini ale rapoartelor de audit intern si numarul de rapoarte. Permite masurarea evolutiei numarului mediu de pagini al rapoartelor de audit, de la o misiune la alta. Este extrem de periculos sa definim ceea ce ar putea insemna „evolutie corespunzatoare” sau „evolutie optima”. Este clar ca un raport de audit trebuie sa contina nici mai multe, nici mai putine pagini decat sunt necesare pentru exprimarea clara, fara echivoc a asigurarii asupra obiectivelor auditate. Exista o conceptie neproductiva si ineficienta, in opinia noastra, potrivit careia  raportul de audit trebuie sa aiba un numar cat mai mic de pagini.
  • gradul de acceptare a recomandarilor - se calculeaza ca raport intre numarul recomandarilor neacceptate (refuzate) si numarul total al recomandarilor formulate. Exprima pertinenta si gradul de apreciere a recomandarilor formulate de catre reprezentantii entitatilor auditate;
  • gradul de implementare a recomandarilor - calculat ca raport intre numarul recomandarilor implementate integral si numarul recomandarilor acceptate. Ofera o viziune asupra calitatii procesului de implementare a recomandarilor, dar si asupra pertinentei acestora prin urmarirea existentei unor recomandari care desi au fost acceptate, sunt imposibil de implementat deoarece acest proces nu depinde exclusiv de catre entitatea auditata. Dupa parerea noastra, formularea unor astfel de recomandari trebuie evitata;
  • gradul de completare a dosarelor de audit - se calculeaza ca raport intre numarul dosarelor de audit incomplete si numarul de misiuni. Exprima calitatea efectuarii etapei de incheiere a misiunii de audit;
  • pagube prevenite - calculat ca raport intre valoarea pagubelor prevenite si valoarea pagubelor certe. Exprima evolutia calitatii activitatilor preventive desfasurate de catre auditul intern;
  • ponderea pagubelor certe in total pagube prezumate - se calculeaza ca raport intre valoarea pagubelor certe stabilite ca urmare a desfasurarii misiunii de audit intern si valoarea totala a pagubelor prezumate. Exprima corectitudinea calculelor si constatarilor auditului intern, precum si calitatea recomandarilor formulate si a procesului de implementare a acestora;
  • gradul de implementare a recomandarilor pe timpul desfasurarii misiunii de audit - se calculeaza ca raport intre numarul de recomandari implementate pe timpul desfasurarii misiunii de audit si numarul total de recomandari acceptate;
  • gradul de recuperare a pagubelor pe timpul desfasurarii misiunii de audit - calculat ca raport intre valoarea pagubelor certe recuperate pe timpul desfasurarii misiunii de audit si valoarea totala a pagubelor prezumate identificate cu ocazia misiunilor de audit;
  • eficienta relativa a auditului intern - se calculeaza ca raport intre valoarea totala a pagubelor certe plus valoarea pagubelor prevenite si valoarea totala a cheltuielilor determinate de desfasurarea misiunii de audit. Exprima „rentabilitatea” economica a auditului intern, respectiv gradul de acoperire a cheltuielilor acestuia. Eficienta este „relativa” deoarece nu reuseste sa cuprinda in cifre alte aspecte foarte importante ale calitatii auditului intern (pertinenta recomandarilor, impactul consilierii, actualizarea geografiei riscurilor, analiza riscurilor etc.).

 

7. Rolurile auditului intern


Rolul de observare al auditului intern este unul fundamental si are importanta cea mai mare. Auditul intern este cel in masura sa contureze situatia reala a organizatiei in vederea stabilirii corecte a schimbarilor ce se impun a fi facute. Acest rol nu se reduce doar la simpla activitate de a privi in jur, ci presupune analiza fenomenelor, proceselor, operatiunilor, activitatilor de pe o pozitie critica, precum si cuantificarea si interpretarea performantelor acestora prin prisma reglementarilor legale in vigoare sau a standardelor existente. A fi un observator eficace si eficient este prima si cea mai importanta sarcina a auditului intern din pozitia sa de agent al schimbarii.


Rolul de diagnoza este cel mai impovarator si pretentios dintre toate rolurile auditului intern. In cadrul acestui rol auditul intern analizeaza observatiile relevante culese, astfel incat sa poata ajunge la concluzii cu privire la schimbarile necesare a fi implementate. Pentru indeplinirea acestui rol auditul intern utilizeaza metode, tehnici si instrumente specifice, precum si experienta si abilitatile de comunicare ale auditorilor interni, in scopul formularii unor solutii si propuneri ce vizeaza efectuarea unor schimbari organizationale, fara a se lasa influentati nici de dorintele managerilor, nici de cele ale angajatilor.


Rolul de consiliere se obiectiveaza prin activitatea desfasurata de auditul intern, menita sa creeze plusvaloare si sa imbunatateasca administrarea entitatii, gestiunea riscului si controlul intern, fara ca auditorul intern sa-si asume responsabilitati manageriale.


Rolul de asigurare al auditului intern confera conducerii entitatii increderea in necesitatea realizarii unor schimbari. Auditul intern furnizeaza concluzii asupra identificarii corecte a nevoilor de schimbare, stabilirii corecte a prioritatilor in domeniu, calitatea proiectarii si implementarii schimbarii, cat, mai ales, nivelul de performanta ce trebuia atins, care a fost atins sau care va fi atins.


Rolul de stimulator este cel mai putin inteles rol al auditului intern. Acesta poate deveni operational numai daca toate celelalte patru roluri enuntate anterior au fost indeplinite la un nivel cel putin satisfacator. In situatia contrara, auditul intern se poate transforma intr-un veritabil instrument de rezistenta la schimbari, impiedicand astfel entitatea sa functioneze eficient si eficace.

 

8. Responsabilitatile in desfasurarea auditului intern


Liderul/managerul entitatii auditate

1. Prezinta principalii consilieri si responsabili.

2. Prezinta o informare asupra activitatilor specifice desfasurate in perioada supusa auditarii.

3. Pregateste propuneri de obiective, activitati si operatiuni ce trebuie auditate cu prioritate.

4. Exprima acceptul privind data desfasurarii „Sedintei de deschidere”.


Seful echipei de audit


5. Prezinta componenta echipei de audit.

6. Prezinta obiectivele generale ale misiunii de audit;

7. Informeaza asupra activitatilor ce urmeaza a fi desfasurate pentru parcurgerea procedurii de colectare si prelucrare a informatiilor;

8. Adreseaza liderului/managerului entitatii auditate, precum si tuturor celor prezenti solicitarea de a face precizari in sensul existentei unor obiective pe care managementul entitatii doreste sa fie auditate cu prioritate;

9. Evalueaza cu conducerea entitatii auditate daca data propusa prin „Notificare”, pentru desfasurarea „Sedintei de deschidere”, poate fi respectata, stabilindu-se la nevoie o alta data;

10. Precizeaza documentele necesare informarii auditorilor;

11. Se stabilesc spatiile de lucru pentru auditori;


Echipa de auditori

12. Participa la sedinta de prezentare.


9. Concluzionand putem afirma ca:


  • eficacitatea si eficienta auditului intern este rezultanta actiunii conjugate a organizarii echipei de audit si a gradului de integrare a acesteia in cadrul entitatii, dublate de calitatea factorului uman si de un management performant al acestora;
  • eficienta auditului operational se poate exprima pe de-o parte in cifre (pagube recuperate, pierderi evitate, castiguri realizate), dar si in alte rezultate cel putin la fel de importante: pertinenta recomandarilor formulate, actualizarea riscurilor entitatii, evidentierea oportunitatilor identificate si imbunatatirea controlului intern;
  • structura de audit, in ansamblul ei, genereaza performanta si eficienta in masura in care aduce elemente noi de buna practica, formuleaza si promoveaza propuneri pertinente de imbunatatire a cadrului organizatoric care sunt agreate si implementate;
  • auditul intern constituie un instrument recunoscut de schimbare a mentalitatilor managementului si angajatilor entitatilor.

 

 

Pentru mai multe informaţii, puteţi să completați formularul de mai jos sau să ne contactați.

 

Clienţii noştri